Instalacion
Opcion A: Desde WordPress
Opcion B: Por FTP
Configuracion inicial
Completa estos 5 pasos y tendras CitaFlow funcionando en menos de 5 minutos.
Gestion de citas
Crear una cita
Haz clic en + Nueva cita en el dashboard o en la pagina de Citas. Selecciona cliente, servicio, profesional, fecha y hora. Si el cliente no existe, puedes crearlo directamente desde el formulario.
Estados de una cita
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Cita creada, esperando confirmacion |
| Confirmada | El admin ha confirmado la cita. Se envia email al cliente |
| Completada | La cita se realizo. Las citas pasadas se completan automaticamente |
| Cancelada | Cancelada por el admin o el cliente. Genera incidencia automatica |
| No presentado | El cliente no acudio. Genera incidencia automatica |
Reagendar y cancelar
Abre la cita, cambia fecha/hora y guarda para reagendar. Se envia email automatico al cliente y al profesional. Para cancelar, cambia el estado a "Cancelada". Si hay lista de espera, se notifica al siguiente en la cola.
Solapamiento de citas
En Ajustes > General > Citas simultaneas por cliente puedes configurar tres modos:
| Modo | Comportamiento |
|---|---|
| Permitir | Sin restriccion. Un cliente puede tener varias citas al mismo tiempo |
| Avisar | Se crea la cita pero el admin ve un aviso amarillo (recomendado) |
| Bloquear | No permite crear citas solapadas para el mismo cliente |
Portal del cliente
Como accede el cliente
Cliente nuevo
Si el email no esta registrado y el acceso es publico, el portal pide nombre y telefono antes de enviar el OTP. El cliente se registra automaticamente.
Si el acceso esta configurado como "Solo registrados", los clientes nuevos veran un mensaje indicando que deben contactar con el centro.
Que puede hacer el cliente
Ver citas
Proximas e historial completo
Nueva cita
Reservar directamente si esta habilitado
Reagendar
Cambiar fecha y hora de citas futuras
Cancelar
Con horas minimas de antelacion configurables
Incidencias
Ver cancelaciones y no presentados
Pagos
Historial de cobros
Configurar el portal
En Ajustes > General puedes activar o desactivar: portal activo, nueva cita, verificacion OTP, reagendar, cancelar (con horas minimas) y mostrar precios.
Profesionales y servicios
Profesionales
Cada profesional tiene nombre, email, telefono y estado (activo/inactivo). Los inactivos no aparecen en el formulario de reservas. Asigna servicios a cada profesional: solo se muestran los servicios asignados.
Horarios de disponibilidad
Dentro del modal del profesional, seccion Disponibilidad, anade franjas horarias por dia de la semana (ej: Lunes 09:00-14:00, 16:00-20:00). Los slots de cita se generan automaticamente segun la duracion del servicio.
Servicios
Cada servicio tiene nombre, duracion, precio y estado. La duracion determina el tamano de los slots en el calendario. El precio se muestra en el portal si esta habilitado.
Bloqueos y festivos
En Ajustes > Calendario: los festivos bloquean un rango de fechas para todos los profesionales. Las ausencias bloquean un rango para un profesional especifico.
Modulos Pro
Historial clinico
Notas clinicas con formularios dinamicos. Plantillas personalizables (General, Fisioterapia, Osteopatia). Episodios clinicos para agrupar por proceso.
Pagos
Registro manual de cobros (efectivo, tarjeta, Bizum). KPIs de facturacion. Pago pendiente auto-creado al crear cita. Historial en portal del cliente.
Consentimientos informados
Plantillas RGPD e invasivos. Firma digital por email (registra IP y fecha). Auto-envio a clientes nuevos y servicios que lo requieran.
Lista de espera
FIFO automatico: cuando se cancela una cita, se notifica al primero en cola. Aceptar/rechazar desde email. Cascada al siguiente si rechaza.
Incidencias
Registro automatico de cancelaciones y no presentados. Notas internas del profesional. Visible para el cliente sin nota interna.
Campos personalizados
Campos extra en la ficha del cliente (texto, select, checkbox, fecha). Obligatoriedad y orden configurables. Columnas seleccionables en tabla.
WhatsApp / SMS (Twilio)
CitaFlow puede enviar notificaciones por WhatsApp ademas de email, usando Twilio como proveedor.
Configuracion
Canales por notificacion
En la tabla "Canales de notificacion" puedes elegir para cada tipo (confirmacion, recordatorio, cancelacion, reagendado, lista de espera):
| Canal | Comportamiento |
|---|---|
| Solo email | Comportamiento clasico |
| Solo WhatsApp | Solo envia por WhatsApp |
| Email + WhatsApp | Envia por ambos canales |
Control de Fichaje
Que es?
Sistema de registro de jornada laboral integrado en CitaFlow. Cumple con el Real Decreto-ley 8/2019 que obliga a todas las empresas espanolas a registrar la jornada de sus trabajadores.
Configuracion inicial
Asignar PIN a cada empleado
Como ficha un empleado
Vista del administrador
En CitaFlow > Fichaje encontraras dos vistas:
Vista equipo
Resumen mensual de todos los empleados: total horas, dias trabajados, fichajes manuales y alertas de dias incompletos.
Vista detalle
Click en "Ver detalle" para ver cada entrada y salida del mes, dias con alerta y opcion de anadir fichajes manuales.
Fichaje manual
Si un empleado olvida fichar, el admin puede anadir el registro:
Exportar datos
Click en "Exportar CSV" para descargar el registro del mes. El archivo incluye: fecha, empleado, hora, tipo, si fue manual y notas. Compatible con Excel y cualquier software de nominas.
Seguridad
| Medida | Descripcion |
|---|---|
| URL con token | Sin el token secreto, la pagina aparece en blanco |
| PIN cifrado | Los PINs se almacenan con password_hash (nunca en texto plano) |
| IP registrada | Cada fichaje registra la IP del dispositivo |
| Auditoria manual | Los fichajes manuales quedan marcados para auditoria |
Campos Personalizados
Para clientes
En Ajustes > Campos cliente puedes crear campos adicionales para la ficha de cada cliente:
| Tipo | Uso |
|---|---|
| Texto | Campos cortos: alergias, grupo sanguineo, etc. |
| Area de texto | Campos largos: observaciones, historial previo |
| Selector | Lista de opciones predefinidas |
| Checkbox | Si/No: acepta publicidad, tiene seguro, etc. |
| Fecha | Fechas especificas: fecha de nacimiento, ultima revision |
Cada campo puede ser obligatorio u opcional. Aparecen en la ficha del cliente y como columnas seleccionables en la tabla.
Para profesionales
En Ajustes > Campos profesional puedes crear campos como:
Numero de colegiado
Obligatorio para profesionales sanitarios
Especialidades
Fisioterapia, osteopatia, nutricion...
Certificaciones
Cursos, titulaciones adicionales
Los campos personalizados aparecen en la ficha de cada profesional y pueden mostrarse como columnas en la tabla con el selector "Columnas".
Licencia
Planes
| Feature | Free | Pro (79€/ano) | Agency (199€/ano) |
|---|---|---|---|
| Citas y agenda | ✅ | ✅ | ✅ |
| Portal del cliente | ✅ | ✅ | ✅ |
| Profesionales | Max. 3 | Ilimitados | Ilimitados |
| Clientes | Max. 50 | Ilimitados | Ilimitados |
| Citas / mes | Max. 100 | Ilimitadas | Ilimitadas |
| Historial clinico | ❌ | ✅ | ✅ |
| Pagos | ❌ | ✅ | ✅ |
| Consentimientos | ❌ | ✅ | ✅ |
| Lista de espera | ❌ | ✅ | ✅ |
| Incidencias | ❌ | ✅ | ✅ |
| Campos personalizados | ❌ | ✅ | ✅ |
| Soporte prioritario | ❌ | ❌ | ✅ |
| Sitios | 1 | 1 | Ilimitados |
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Renovacion
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